SEWOBE Online-Verwaltungssoftware für Vereine, Verbände, Organisationen: VereinsMANAGER, VerbandsMANAGER und  OfficeMANAGER
Kostenlose Testphase
Ja
Bereitstellungsart
Public
Service-Modell
SaaS
Anwendbares Recht
Deutsches Vertragsrecht
Zertifikat der Subunternehmen/Rechenzentren

Servicebeschreibung

Die SEWOBE entwickelt seit 1998 die Online-Verwaltungssoftware Lösung "MANAGER" (SaaS) für Vereine, Verbände und große Mitgliederorganisationen. Die SEWOBE Online-Software ermöglicht die ortsunabhängige und umfassende Verwaltung von Organisationen. Auch komplexe hierarchische Strukturen können abgebildet werden. Die Software ist modular aufgebaut und besteht aus Mitglieder- und Kontaktverwaltung, Beitragsverwaltung und -abrechnung, Dokumentarchiv, Dokumentvorlagenmodul (Word, E-Mail / PDF), Angebote / Aufträge / Rechnungen, Spendenverwaltung, Auswertungsmodul, Newsletteranmeldungen (Double-Opt-in) u.v.m.. In der Professionel Variante verfügt die Software über zahlreiche Homepagemodule wie Veranstaltungsmodul, Online-Befragung und Mitgliederportal. Als Independent Software Developer ist die SEWOBE ein Pionier im Bereich Online-Mitgliederverwaltungssoftware. Es besteht die Möglichkeit, kundenspezifische Module zu entwickeln und über die API Schnittstelle andere Lösungen einzubinden. Der Zugriff auf die Software erfolgt ssl verschlüsselt. Sichtbarkeiten bzw. Funktionsumfang wird über Rechtezuweisungen definiert, d.h. dass jedem User wird eine Benutzerrolle zugeordnet mit auf ihn zugeschnittenen Rechten, um ausschließlich die für seinen Aufgabenbereich notwendigen Datenbereiche einsehen zu können. Anwender können sich jederzeit über die im MANAGER integrierte kontextsituative Online-Hilfe (Help Panel) mit der Software vertraut machen. Selbstverständlich ist auch ein persönlicher Support über Teamviewer möglich. Ein professionelles Serviceportal mit integriertem Ticketsystem schafft zudem eine abgesicherte und transparente Kommunikation. Vor Vertragsabschluss haben die Interessenten die Möglichkeit, die Software über längere Zeit online zu testen (Testzugang erforderlich). Die Verträge zur Softwarenutzung beinhalten neben dem Hauptvertrag auch die Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie detaillierte Preisangaben und Service-Level-Agreements . Regelmäßige Updates und dazugehörige Release Notes sichern die Aktualität der Software für alle Anwender.

Datenschutz
Geografischer Standort des Rechenzentrums
  • Deutschland
Zertifizierung des Rechenzentrums und der technischen Infrastruktur
Weitere Details zum Zertifikat hinsichtlich Prüfumfang, Ausprägungen, Erweiterungen etc.
Verlinkung zum Zertifikat
https://www.telemaxx.de/fileadmin/files/dokumente/ISO_27001_Telemaxx_DE.pdf
Audits
Durchführung von Audits auf Antrag durch den Anwender
Ja
Beschreibung
Vertragliche Zusicherung von Audits: a. Inspektion / Überprüfung der TOMs in der Betriebsstätte vor Ort bzw. am Standort der Subunternehmer. b. Schriftliche Nachweise bzw. jährliches Testat über Einhaltung aller vertraglichen Pflichten.
Verfügbarkeit
Zugesicherte Ende-zu-Ende Service-Verfügbarkeit in Prozent / Jahr
Verfügbarkeitsklasse 3 - 99,9 % ≡ 43:48 Minuten/Monat oder 8:45:58 Stunden/Jahr
Maximale Downtime in Stunden
max 2 Std. (nach Ankündigung für Updates - Zeitraum 03:00 bis 05:00 Uhr)
Support
Garantierte Antwortzeit des Kunden-Supports
1 Arbeitstag
Durchschnittliche Zeit bis zur Problemlösung?
< 4 Arbeitstage
Verfügbarkeit des Kunden-Supports
Übliche Arbeitszeiten (5x8)
Beschreibung der Supportleistungen
A. Art und Kosten für Supportleistungen können der Preisliste auf der Website entnommen werden: https://www.sewobe.de/vereinssoftware/preise/

B. Der Kunde wird bereits im Vertrag auf die Nutzungs des Serviceportals hingewiesen (siehe Softwaremietvertrag 2017)
In § 13 SEWOBE Serviceportal werden die Vertragsmodalitäten zum Support geregelt:
(1) Die SEWOBE verwendet für Support / Fehlermeldung / Schulungsanfragen das SEWOBE Online-Serviceportal, damit der Kunde seine Supportanfrage jederzeit qualifiziert einreichen kann. Die Anfrage wird mit einer Bearbeitungsnummer (Ticket-Nummer) versehen und der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Es wird dem Kunden empfohlen, zur schnellstmöglichen Bearbeitung eine möglichst detaillierte Sachverhaltsbeschreibung anzuliefern. Der Kunde unterstützt damit die schnelle, effiziente und kostengünstige Bearbeitung der Tickets.
(2) Angabe der Support berechtigte/n Personen/en
(3) Die Beseitigung von Programmfehlern (Bugs) ist kostenfrei und wird zeitnah durchgeführt.
(4) Für die Nutzung der Kundenhotline rechnet die SEWOBE neben der Telefonzeit auch die gesamte aufgewendete Zeit ab, die zur Lösung des Auftrages erforderlich war. Dazu gehört Zeit für Kommunikation, Koordination, Abnahme und administrative Tätigkeiten.
(5) Der Kunde erhält nach jedem Supportvorgang bzw. nach jeder Schulung eine E-Mail-Bestätigung mit den Angaben zum Support-Aufwand.
Abgerechnet werden alle Aktivitäten der SEWOBE zu Bedienungsfragen, Fehlbedienungen, Schulungen, Supportfälle, Anrufe und E-Mails. Sofern kein Limit definiert wurde, wird SEWOBE alle Vorgänge ohne Rückfrage bearbeiten. Sollte absehbar sein, dass der Bearbeitungsaufwand eines Tickets über dem definierten Budget liegt, wird der Kunde über den zu erwartenden Aufwand informiert und der Vorgang bis zur Freigabe geparkt.
(6) Sofern die SEWOBE zu Supportdienstleistungen direkt vor Ort beim Kunden angefordert wird, erhält die SEWOBE das vereinbarte Support-Honorar für die gesamte aufgewendete Zeit (Verlassen der SEWOBE bis zur Rückkehr) zuzüglich der tatsächlich angefallen Reisekosten (Flugtickets, Parkgebühren, PKW 50 Cents / km, Taxigebühren). Notwendige Übernachtungen bzw. Hotelkosten (mittleres Preissegment) sind bis 150 Euro / Person frei buchbar. Höhere Kosten sind vorab vom Kunden freizugeben.
(7) Sofern auf Kundenwunsch individuelle Module programmiert wurden, wird eine Lauffähigkeit dieser neuen Funktionen für mindestens 2 Jahre nach Bereitstellung garantiert. Sollten nach diesem Zeitraum bei Individualmodulen Probleme nach Programm-Updates auftreten, stellt dies keinen Bug dar.
(8) Im permanenten Verbesserungsprozess werden von der SEWOBE neue Funktionen und Programmerweiterungen bereitgestellt. Daher kann es vorkommen, dass manche Funktionen nicht per Video oder textlich erläutert werden. Dies stellt keinen Mangel dar.

C. Es werden unterschiedlichste Supportleistungen angeboten:
- Produktschulungen (Online, Vorort und Inhouse / alternativ Workshops im Unternehmen)
- Datenmigration von Kundendaten, Abrechnung nach Aufwand. Nach Sichtung der Migrationsdatei/en wird ein Festpreisangebots erstellt. Eine Geheimhaltungsvereinbarung wird vorab zugesendet.
- Workflow (Erstellung und Bearbeitung individueller Geschäftsprozesse z. B. von Urlaubsanträgen, Ticketing-System, etc.)
- Softwareanpassung gemäß Kundenwunsch (Individualisierung und Erweiterung von Funktionen)
- Konfiguration des Systems
- Entwicklung indiv. Kundenmodule
- Anpassung von Homepage-Masken
Die Abrechnung erfolgt gemäß Stundensatz im jeweiligen Vertrag / Preisliste oder nach Festpreisangebot. Der Kunde kann ein Support-Minutenpaket buchen oder Support nach Bedarf wählen.
Werden Trainings angeboten?
Ja
Trainingspartner
Trainings werden durch SEWOBE Mitarbeiter durchgeführt, Trainings von Großkunden auch durch die Geschäftsführer.

Qualität

Service Management
Service Managment
Gemäß anerkanntem Vorgehen
Weitere Details zum Vorgehen im Service-Management
Das Service Management der SEWOBE gliedert sich in folgende Prozesse:

I. SERVICE STRATEGIE
Um Strategien für eine zukunftsorientierte Entwicklung nachhaltig zu definieren, stützt sich die SEWOBE auf ein Portfolio von Analysetools zur Ermittlung der zukünftigen Kundenbedürfnisse.

Systematisch erfasst und evaluiert werden Erkenntnisse aus folgenden Prozessen:
1. Das Unternehmen hat im Service-Portal eine "Ideenbörse" integriert, in der Kunden Verbesserungsvorschläge unterbreiten können.
2. Kunden beauftragen spezifische Anpassungen an bestehende Produkte oder Neuprogrammierungen.
3. Interne Prozessanalysen durch die IT-Organisation (Produkt-Gremium ) des Unternehmens.
4. Marktbeobachtungen , Trendforschung
5. Veränderung gesetzlicher Vorgaben und neue Anforderungen durch Veränderung von Schnittstellen externer Lieferanten/ wichtiger Programme (z.B. : Neueste Elster-Schnittstelle zum Finanzamt, Anbindung an Datev etc.

II. SERVICE DESIGN
Prozessziel: Die SEWOBE plant innovative IT-Services unter Verwendung der Ergebnisse der SERVICE STRATEGIE und analysiert vor Erbringung neuer Lösungsdesigns die Vereinbarkeit mit der Gesamtstrategie des Unternehmens. Zur Erzielung optimaler Servicequalität wird der Mehrwert folgender Prozesse herangezogen:

Zu 1. Verbesserungen aus der Ideenbörse, die in die Gesamtstrategie der SEWOBE passen, werden ins Bewertungsportal eingestellt und veröffentlicht. Kunden können diese mit einem Like bewerten. Anhand der Anzahl Likes erfolgt eine Vorauswahl für die Bewertung der gewünschten Services.
Zu 2. Kundenspezifische Beauftragungen werden idealerweise auf die Bedürfnisse möglichst vieler Kunden abgestellt und ergebnisorientiert geplant und als Einzellösung oder alternativ als Gesamtlösung definiert.
Zu 3. Das SEWOBE Produktgremium versucht den Optimierungsbedarf von Layout / Ergonomie / Usability zu ermitteln und erstellt eine Kosten-Nutzen-Analyse. Die von der Realisierung betroffenen Mitarbeiter werden bereits in der Anfangsphase in eine Umsetzungsentscheidung mit eingebunden.
Zu 4. Marktbeobachtungen und Ergebnisse von Trendforschungen zu IT-Services werden im regelmäßigen Turnus im Produktgremium vorgestellt und die SEWOBE Services auf Anpassungsfähigkeit und Notwendigkeit geprüft. Die Ergebnisse werden mit den Fachresorts abgestimmt und auf Machbarkeit geprüft.
Zu 5. und 6. Die SEWOBE sichert vertraglich die Gesetzeskonformität ihrer Produkte zu. Dies verlangt eine proaktive Ermittlung neuer rechtlicher Vorgaben bzw. neue Designs der IT-Serviceprodukte. Das Unternehmen informiert Mitarbeiter und Kunden über anstehende Lösungsdesigns und das Produktgremium erstellt mit den Fachresorts einen Realisierungsplan.

III. SERVICE TRANSITION
Prozessziel: Aufbau-, Ausroll- und Überführungs-Management des SEWOBE IT-Services in die Live-Umgebung.

A. Auswahl zu implementierender Services:
Zu 1. Verbesserungsvorschläge mit vielen Likes werden näher beobachtet und bei positiver Bewertung durch das Produktgremium in die Umsetzungsphase überführt, wobei zwischen singulären Services unterschieden wird, da Mehr-Komponenten-Module zuerst in einer Gesamtanpassung zu bündeln sind. Es erfolgt grundsätzlich die Erstellung eines Pflichtenhefts inklusive Kapazitäts- und Budgetplanung.
Zu 2. Der Gesamtaufwand beauftragter Services wird eruiert und in Abhängigkeit zum Gesamtnutzen kalkuliert sowie ein Pflichtenheft erstellt.
Zu 3.-6. Die rechtliche, sicherheitstechnische bzw. Produkt notwendige Anpassung oder Neuprogrammierungen der IT-Services werden unter Einbeziehung der Fachresorts und des externen Datenschutzbeauftragten evaluiert und die Umsetzungsplanung strukturiert.

B. Überführung der ausgewählten IT-Services von der Entwicklungs- bzw. Testphase in die Live-Umgebung:
Die finale Umsetzung der IT-Services erfolgt durch das IT-Management unter Einbindung aller verantwortlichen Mitarbeiter inkl. Informationen zu Kosten- und Effizienzvorgaben. Gemeinsam soll sichergestellt werden, dass die geplanten IT-Services effektiv gestaltet und optimal umgesetzt werden können. In regelmäßigen Abständen treffen sich die beteiligten Teams, um die Realisierung der im Pflichtenheft festgelegten Zielvorgaben zu prüfen bzw. agile Anpassungen durchzuführen.
Die Datenbankbefehle für die IT-Services werden in das Update Management eingestellt und in der Testumgebung gemäß Checkliste auf Funktionalität geprüft. Parallel werden die Release Notes sowie die Hilfetexte für das Help-Panel auf der Website für Mitarbeiter und Kunden erstellt. Erst wenn negative Rückmeldungen der beteiligten Parteien ausgeschlossen werden können bzw. die Abnahmekriterien erfüllt sind, werden die IT-Services in die Live Betriebsumgebung überführt. Diese Vorgehensweise soll den höchsten Grad an Zuverlässigkeit der IT-Services gewährleisten.

IV. SERVICE OPERATION
Prozessziel: Die effektive und effiziente Erbringung von SEWOBE IT-Services im laufenden Geschäftsbetrieb der SEWOBE.

Alle in der Einführungsphase der IT-Services gewonnen Erkenntnisse und Kundenrückmeldungen werden in einem Ticket System dokumentiert, vom IT-Management und Produktgremium ausgewertet und in Teambesprechungen analysiert und ggfs. korrigiert. Auch hierfür hält das Unternehmen formale Vorgehensweisen in Form von Checklisten zur Einhaltung aller qualitativen Vorgaben vor. Änderungen von IT-Services werden hiernach an Mitarbeiter und Kunden kommuniziert.

V. CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT
Prozessziel: Gewährleistung kontinuierlicher Optimierung des Service Managements aller SEWOBE IT-Services.

Die SEWOBE setzt unterschiedliche Instrumentarien des Qualitätsmanagements ein und unterhält ein Service Portal, um zeitnah auf Kundenwünsche und Serviceverbesserungen reagieren zu können.
Zusätzlich ist ein Support Team für die Erfassung und Erledigung von Kundenbedürfnissen zuständig. Diese Tätigkeiten werden nach Prioritäten getrackt und der Kunde hat ein Bewertungssystem, um Mitarbeiter und Service benoten zu können.
Alle SEWOBE IT-Mitarbeiter treffen sich regelmäßig mit dem IT-Management und dem Produktgremium zum Erfahrungsaustausch bzw. um gemeinsam Service-Strategie-Lösungen abzustimmen. Das IT-Management steht den IT-Mitarbeitern in Servicefällen beratend zur Seite, zudem erhalten alle Mitarbeiter regelmäßig Service Schulungen und können auf geeignete Checklisten zurückgreifen. Hiermit soll erreicht werden, dass die Services aktuell und mit dem Anspruch der vollsten Kundenzufriedenheit bearbeitet werden können.
Die SEWOBE stellt zusätzlich pro Quartal ein Update ihrer Services inkl. Release Notes und Hilfetexte bereit, um den Reifegrad zu dokumentieren. Diese Updates sind im monatlichen Mietpreis bereits inkludiert.
Alle IT-Services der SEWOBE sind in Verfahrensverzeichnissen oder Checklisten dokumentiert und werden fort geschrieben.
Interoperabilität & Portabilität
Service-Administration
Es wird eine Weboberfläche zur Administration angeboten
Standards des Service-Stacks
Standard: Infrastructure as a Service (IaaS)
Die SEWOBE stellt über Subunternehmer folgende IT-Services zur Verfügung: Rechenleistung, Speicher- und Netzwerkkapazitäten. Auf den gemieteten IT-Services werden Software as a Service Angebote für Kunden angeboten. Der Endkunde hat nur Zugriff auf das SEWOBE Webprojekt. Ein direkter Zugriff auf das IT Service Backend durch den Kunden ist nicht möglich.
APIs zur Integration des Services
RestAPI mit dem Ziel Kundenprodukte (indiv. Mitglieder/Kundenportale / Homepages) an das SEWOBE Abrechnungssystem anzubinden:
a) Verwaltung von Kontakten
b) Anlage von Finanzdaten
c) Authorisierungsdienst für kundenspezifische Portale
d) Auswertungsabfrage
Technische Voraussetzung zur Nutzung
Aktueller Webbrowser
Internetzugang
Organisatorische Voraussetzungen zur Nutzung
Gültiger Vertrag und Zugangsdaten (Server, Login Name, Passwort)
Zugriff auf Kundendaten
Datenexport der Kundendaten kann nach Vereinbarung angestoßen werden
Unterstützte Verfahren zur Datenrücküberführung
- XML, CSV und XLSX Exporte von definierten durch Kunden konfigurierbare Datenauswertungen. Dies ist jederzeit durch den Anwender selbst anzustoßen.

- MySQL Dump gegen Gebühr
Betrieb
Skalierungsoptionen
Anzahl Mitglieder und verwaltete Kontakte
Anzahl Benutzer
Speicherplatz zur Ablage von Dokumenten
Eigenständige Provisionierung durch den Kunden
Der Service kann vom Kunden nicht eigenständig provisioniert werden

Kosten

Kosten
Preismodell
Das Preismodell ist öffentlich verfügbar
Typische Vertragslaufzeiten
- Der Vertrag läuft ab [DATUM] für ein Jahr bzw.
- Verhandelbar (Laufzeit nach Wunsch)
Typische Kündigungsmodalitäten und - fristen
3 Monate zum Vertragsende bzw. verhandelbar.
Der Vertrag kann von den Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Vertragsende schriftlich gekündigt werden. Sofern der Vertrag nicht gekündigt wird, verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr.

Kostenlose Testphase
Ja
Werden in der kostenlosen Testphase die gleichen Datenschutzanforderungen wie in der kommerziellen Leistung angewandt?
Ja

Unternehmen

Die SEWOBE GmbH mit Sitz in Augsburg entwickelt seit 1998 Online-Verwaltungssoftware (SaaS) für Verbände, Mitglieder-Organisationen und große Vereine. Der Premiumanbieter für cloudbasierte Mitgliederverwaltungssoftware hat seine Software-Lösung um nützliche Homepagemodule erweitert, wie z. B. Veranstaltungsmodul, Befragung oder Antragsformular. Das Unternehmen bietet als Hersteller auch die Option der individuellen Programmerweiterung an.
Die beiden geschäftsführenden Gesellschafter Eiko Trausch und Thomas Weishaupt haben alle Mitarbeiter selbst ausgebildet und planen in naher Zukunft die Umwandlung in eine Aktiengesellschaft, um die Mitarbeiter noch mehr am Unternehmenserfolg zu beteiligen. Die gesamte Programmierung wird ausschließlich mit eigenen Kräften inhouse abgewickelt. Weitere Informationen unter: https://www.sewobe.de/unternehmen/
mehr anzeigen
Unternehmensprofil
Anzahl Mitarbeiter 14
Anzahl Mitarbeiter im Bereich Cloud Services 10
Anzahl öffentlich angebotener Cloud Services 1
Erfahrungsgrad der Bereitstellung von Cloud Services > 5 Jahre

Kontakt

SEWOBE
Hauptkontakt zum Service
Eiko Trausch Dipl.-Kfm. (U. a. Vertragsmanagement)
Geschäftsführer
Werner-Haas-Str. 8
86153
Augsburg
Deutschland
0821-455564-0
Hauptkontakt des Unternehmens
Eiko Trausch
0821-455564100
Werner-Haas Str. 8
86153 Augsburg
Deutschland
Kontakt Datenschutzbeauftragter (gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO) bzw. alternativ Datenschutz-Ansprechpartner
Heike Lenz HL-Consult / Werner Stegmüller Institut für Datenschutz (IfD)
SEWOBE 0821 455564120 (HL-Consult: 0821 3499748 / 0172 7966980 | IfD 0821 5894199)
mehr anzeigen
Weitere Kontakte zum Service
Thomas Weishaupt (IT-Management / Administrator)
Geschäftsführer
0821-455564-0
Kontakt Technik
Thomas Weishaupt
0821-45564-120
weishaupt@sewobe.de
Kontakt Rechtsabteilung
Heike Lenz
0172-7966980
hl@hl-consult.com

Subunternehmen & Rechenzentrum

Subunternehmen
Mailänder Straße 2
Expo Plaza
30539
Hannover
Deutschland

Subunternehmen & Rechenzentrum

Subunternehmen
Greifswalder Str. 207
10405
Berlin
Deutschland

Subunternehmen & Rechenzentrum

Rechenzentrum
TelemaxX Telekommunikation GmbH - Rechenzentren IPC3 Karlsruhe
Amalienbadstr. 41
Bau 61
76227
Karlsruhe
Deutschland
Geographischer Standort des Rechenzentrums
Land: Germany
Bundesland: Baden Württemberg
Alle Services anzeigen