RED Medical
Kostenlose Testphase
Nein
Standort des Rechenzentrums
Deutschland
Bereitstellungsart
Public
Service-Modell
SaaS
Anwendbares Recht
Deutsches Vertragsrecht
Zertifikat der Subunternehmen/Rechenzentren
ISO 27001

Servicebeschreibung

Der Produkthersteller hat ein Arztinformationssystem (AIS) zur Unterstützung der ärztlichen und nicht-ärztlichen Mitarbeiter in Arztpraxen oder anderen medizinischen Einheiten bei administrativen und medizinischen Prozessen entwickelt. Allgemeine Beschreibung RED Medical (im Folgenden kurz RED genannt) ist eine cloudbasierte Webapplikation, die alle administrativen und medizinischen Prozesse einer Arztpraxis unterstützt und die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Ärzten untereinander sowie Ärzten und ihren Patienten ermöglicht. Durch ein zentrales Hosting von RED in einem sicheren Rechenzentrum kann die Praxis auf den Betrieb einer eigenen komplexen IT-Infrastrukturen verzichten. Der Zugriff auf RED erfolgt dabei über ein internetfähiges Gerät mit einem Standard-Browser. Somit können Ärzte jederzeit und von jedem Ort über gesicherte Verfahren auf ihre Daten zugreifen. Das ermöglicht eine Verfügbarkeit von wichtigen Patientendaten z. B. vor Ort am “Bett des Patienten”. Die Lösung kann als Möglichkeit für die Vernetzung von Ärzten untereinander und damit für einen schnellen und verlässlichen Austausch von medizinischen oder administrativen Patientendaten, für Überweisungen und Terminvereinbarungen, aber auch für die Interaktion zwischen Ärzten und Patienten, beispielsweise bei der Übermittlung von häuslichen Messwerten genutzt werden. Dabei ist durch technische Methoden der Datenverschlüsselung sowie durch mandantenbezogene Trennung innerhalb der Datenhaltung sichergestellt, dass Unberechtigte keinen Zugriff auf sensible Patientendaten haben und dass Daten eindeutig dem Erzeugenden gehören. Verfahrensbeschreibung Der Produkthersteller teilt sein Produkt vier Bereiche auf: Organisation: Einrichtung und Verwaltung der Organisationsstruktur Administration: Aufnahme und Verwaltung der Patienten, Abrechnung der Leistungen Medizinische Dokumentation: Führen der Patientenakte Arzneimittelverschreibung: Alles rund um das Thema Arzneimittel Der aktuelle Releasestand von RED Medical bietet die nachfolgend aufgeführten Funktionen. Die Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KVDT, AVWG) sind durch einen Stern (*) gekennzeichnet. Organisation Definition und Verwaltung von Mandanten (Multi-Tenant-Setup), etwa für den Betrieb größerer Organisationseinheiten mit vollständig getrennten Untereinheiten (z.B. Abbildung eines Ärztenetzes oder einer Praxisgemeinschaft mit einzelnen selbstständigen Praxen) Definition einer beliebigen mandantenfähigen Struktur von Arztpraxen, anderer organisatorischer Einheiten oder Gruppen von Benutzern mit gleichen Rechten. Innerhalb eines Mandanten ermöglichen diese Benutzergruppen eine einfach zu handhabende, aber fein zu differenzierende Steuerung von Zugriffsrechten auf Daten und Funktionen: Eine Gemeinschaftspraxis kann so gemeinsam abrechnen, aber der Zugriff auf patientenbezogene Daten kann für einzelne Mitarbeiter ganz verhindert oder auf die Daten eines Arztes beschränkt werden. Für rein administrativ tätige Mitarbeiter kann der Zugriff auf medizinische Daten ganz oder teilweise gesperrt werden. Bestimmte sensitive Daten können nur Ärzten zugänglich gemacht werden. Verwaltung von Benutzern mit deren personenbezogenen Daten (z.B. der lebenslangen Arztnummer), Zuweisung von Benutzern zu Benutzergruppen. Verwaltung von zusätzlichen Daten für die Benutzergruppen vom Typ Praxis, wie beispielsweise Praxisadressen oder Betriebsstättennummern. Verwaltung von Arbeitsplätzen als zusätzliche Sicherheitsfunktion - der Zugriff auf RED Medical von einem Arbeitsplatz (Computer/Browser) ist nur möglich, wenn dieser Arbeitsplatz explizit von einem Administrator freigegeben wurde. Damit kann gesteuert werden, ob berechtigte Benutzer beispielsweise von ihren privaten webfähigen Geräten auf das System zugreifen können. Die Zugriffsberechtigung eines Arbeitsplatzes kann vom Administrator auch nur temporär vergeben und jederzeit auch wieder entzogen werden. Verwaltung von Ringversuchszertifikaten für die Teilnahme an der Qualitätssicherung laboratoriumsmedizinischer Untersuchungen Administration Aufnahme neuer Patienten über Einlesen der Krankenversicherungskarte und Auswahl der Behandlungsart (Krankenschein)* Prüfung der Chipkarten- und Krankenversicherungsdaten anhand der vorgegebenen Prüfregeln* Erfassung notwendiger Zusatzangaben* Erzeugen einer neuen Episode (Behandlungszeitraum mit Versichertenverhältnis)* Aufnahme neuer Patienten über manuelles Ersatzverfahren* Erfassung persönlicher Daten (z.B. Patientenadresse) und des Versicherungsverhältnisses unter Berücksichtigung aller Träger der gesetzlichen Krankenversicherung* Auswahl der Behandlungsart und Erzeugen einer neuen Episode* Auswahl eines bestehenden Patienten über Einlesen der Krankenversicherungskarte oder manuelle Suche und Erzeugen einer neuen Episode* Verwaltung von Episodenunterbrechungen und -übergängen (z.B. bei Wechsel der Krankenversicherung oder des Versicherungsstatus)* Verwaltung weiterer patientenbezogener Daten (z.B. weitere Adresse, Kontaktdaten)* Dokumentation von Beziehungen zwischen Patienten (Familienanamnese, Betreuung). Dokumentation von Leistungsziffern für Patienten* Auswahl von Leistungsziffern aus dem vorgegebenen EBM-Ziffernkatalog* Dokumentation von Begründungen, Zeiten (“Tagtrennung”) und Zusatzinformationen zu erfassten Leistungsziffern* Zuordnung von Leistungsziffern zu Episoden* Dokumentation von ICD-10 Diagnosen für Patienten* Auswahl von Diagnosen aus dem vorgegebenen ICD-Katalog. Dokumentation von Begründungen und Ausnahmetatbeständen zu Diagnosen* Diagnosen-Manager zur Verwaltung von anamnestischen und behandlungsrelevanten Dauerdiagnosen sowie Kreuz-Stern-Diagnosen* Auswertung der erfassten administrativen Daten (Tages- und Fehlerliste)* Darstellung von erfassten Leistungsziffern und Diagnosen in der elektronischen Patientenakte* Prüfung der abzurechnenden Daten, Durchführung der Abrechnung und Erzeugen einer Abrechnungsdatei im vorgeschriebenen ADT-Format* Erstellen einer druckbaren Patientenquittung im definierten Format* Erstellen und Verwalten von Aufgaben (Task-Management) und Terminen. Medizinische Dokumentation Erfassen von strukturierten medizinischen Informationen unter Zuhilfenahme definierter Dokumentationsformulare. Erfassen unstrukturierter medizinischer Information als Freitext Verwaltung klinischer Datenobjekte und Konfiguration von Dokumentationsformularen. Darstellung von medizinischen Informationen in der Patientenakte Arzneimittelverschreibung Suche nach Arzneimitteln in einem vollständigen, unveränderlichen Verzeichnis*. Anwendung verschiedener Suchkriterien (gemäß den Anforderungen des AVWG)* Sortierung des Suchergebnisses entsprechend den vorgegebenen Sortierkriterien* Anzeige aller vorgeschriebenen Arzneimittel-Informationen (z.B. Warnhinweise, Dosierung, Indikationen, Interaktionen) in Suchlisten und Detailseiten* Anzeige von Verordnungshinweisen* Patienten- bzw. kostenträgerspezifische Berücksichtigung von Rabattverträgen* Ermittlung preisgünstigerer Alternativen* Erfassung der Medikamenten-Dosierung Verordnung ausgewählter Arzneimittel, Erstellung und Ausdruck von Rezepten* Ausdruck eines Medikationsplans. Laufende Verwaltung der Medikation (z.B. Dosierungsänderungen, Absetzen)

Datenschutz
Geografischer Standort des Rechenzentrums
  • Deutschland
Datenschutzzertifizierung Audits
Durchführung von Audits auf Antrag durch den Anwender
Ja
Beschreibung
Selbstauskünfte des Auftragnehmers, Vorlage eines Testats eines Sachverständigen oder einer geeigneten Datenschutz-Zertifizierung oder eine persönliche Vor-Ort Kontrolle durch den Auftraggeber oder einen Dritten beim Auftragnehmer und ggf. Subunternehmern
Verfügbarkeit
Zugesicherte Ende-zu-Ende Service-Verfügbarkeit in Prozent / Jahr
Verfügbarkeitsklasse 2 - 99 % ≡ 438 Minuten/Monat bzw. 7:18:18 Stunden/Monat = 87,7 Stunden/Jahr, d. h. 3 Tage und 15:39:36 h
Maximale Downtime in Stunden
4 Stunden pro Quartal
Support
Garantierte Antwortzeit des Kunden-Supports
< 3 Arbeitstage
Durchschnittliche Zeit bis zur Problemlösung?
1 Arbeitstag
Verfügbarkeit des Kunden-Supports
Übliche Arbeitszeiten (5x8)
Beschreibung der Supportleistungen
Im Umfang unseres Services ist eine kostenlose telefonische Hotline enthalten, die zu den üblichen Bürozeiten 9-17 Uhr und an Abrechnungswochenenden erreichbar ist. Darüber hinaus bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, sich über Fernwartung (TeamViewer) bei der Anwendung des Systems unterstützen zu lassen.
Werden Trainings angeboten?
Ja

Qualität

Service Management
Service Managment
Gemäß anerkanntem Vorgehen
Weitere Details zum Vorgehen im Service-Management
Unser Service-Management basiert auf dem ITIL-Prozessmodell und ist an die Organisationsgröße von RED Medical sowie das aktuelle beschränkte Serviceangebot angepasst. Unser Serviceangebot folgt danach einem Lebenszyklus von Planung, Entwicklung, Implementierung, Weiterentwicklung bis hin zur Einstellung nicht mehr benötigter Services. Das Prozessmodell sieht die nachfolgend beschriebenen fünf Komponenten vor:

- Service Strategy
Oberstes Ziel der Service-Organisation ist es, alle Probleme und Anliegen unserer Kunden in kürzester Zeit und möglichst erfolgreich zu lösen. Dazu ist es auch erforderlich, zukünftige Veränderungen zu antizipieren und unser Serviceangebot rechtzeitig daraufhin auszurichten.
Der Bereich Services ermittelt und bewertet regelmäßig die externen Anforderungen an unsere Services (Strategie-Management). Diese werden zum einen durch direktes Feedback aus dem Kundenkontakt über die Hotline gesammelt, zum anderen ergeben sie sich z.B. aus bekannten gesetzlichen Änderungen, Verhalten der anderen Marktteilnehmer und Mitbewerber, Innovation in anderen Sektoren oder die Zusammenarbeit mit Partnern. Die Quellen der gesetzlichen Anforderungen (z.B. KBV, GKV, BMG, Hausärzteverband etc.) sind identifiziert und werden in einem regelmäßigen Scan überwacht (Compliance Management). Interne Anforderungen an Services ergeben sich beispielsweise durch den geplanten Roll-out neuer Produktfunktionalitäten, die durch die Personalunion der Leitung von Produktmanagement und Service-Organisation bekannt sind.
Eine Aufteilung der Services in Service-Portfolios und die Einführung eines Service-Portfolio-Managements ist derzeit noch nicht vorgesehen, da die aktuell angebotenen Services derzeit noch nicht ausreichend differenziert sind.
Alle Services werden den Kunden derzeit über eine einheitliche Grundpauschale in Rechnung gestellt. Eine Leistungsverrechnung mit anderen Abteilungen findet nicht statt, so dass sich das Financial Management derzeit auf die Planung und Steuerung des Abteilungsbudgets reduziert.
Alle direkten Kundenkontakte werden im CRM-System mit ihren Zeitbedarfen dokumentiert und inhaltlich kategorisiert. Auf Basis dieses Datenbestandes wird quartalsweise der aktuelle Service-Bedarf des Kundenstamms ermittelt und auf die erwartete Kundenzahl prognostiziert. Aus dem so ermittelten zukünftigen Service-Bedarf werden dann für das Demand Management die Anforderungen für Änderungen der bereitgestellten Kapazität abgeleitet.
Da sich der Kundenstamm aus Einzelpersonen und kleinen Organisationen zusammensetzt, besteht derzeit noch nicht die Notwendigkeit, eine eigene Business-Relationship-Management-Organisation zu etablieren. Direkter Kontakt mit den Kunden besteht über den Service-Desk, der identifizierte Wünsche und Bedürfnisse der Kunden direkt an das Produktmanagement weiterleitet.

- Service Design
Identifizierte strategische Änderungen des Service-Angebots folgen dem gleichen Prozess, den RED Medical auch im Entwurf und der Entwicklung seines Produktes verwendet. Die Verwendung des Prozess-Management-Systems JIRA stellt dabei jederzeit die Transparenz aller Aktivitäten, Prozesse und Ressourcen im Zusammenhang mit dem Design neuer bzw. zu ändernder Services sicher (Design-Koordinierung). Auf Basis dieser dokumentierten Anforderungen werden regelmäßig neue Serviceangebote bzw. Veränderungen der bestehenden Services entwickelt und geplant. Ziel des Service Strategie-Prozesses ist es, durch interne oder externe Veränderungen induzierte Änderungsnotwendigkeiten des Serviceangebots frühzeitig zu erkennen, passende Lösungen zu entwickeln und diese konsequent und geplant umzusetzen.
Auf die Erstellung eines strukturierten Service-Katalogs mit Angaben zu den Details der Services, ihrem aktuellem Status sowie zu ihren wechselseitigen Abhängigkeiten wurde bisher verzichtet, da die von der Service-Organisation derzeit angebotenen Services nicht ausreichend differenziert sind (Service Catalogue Management). Da die Kunden die Service-Leistungen durch die pauschale Grundgebühr abgelten, gibt es keine kundenseitig differenzierten Service-Level-Vereinbarungen. Operational Level Agreements und Underpinning Contracts mit Drittparteien (insb. Server-Hosting) sind vertraglich vereinbart und werden von uns durch ein geeignetes technisches Monitoring laufend überwacht (Service Level Management). Über dieses Monitoring wird auch die Kapazität und Auslastung der vorhandenen Infrastruktur laufend überwacht. Die dadurch gewonnenen Daten werden im Rahmen des Capacity Managements und Availability Managements verwendet, um die kurz-, mittel- und langfristigen Anforderungen an die Infrastruktur und zugehörigen Services sowie deren Verfügbarkeit zu planen und daraus notwendige Veränderungs-Maßnahmen zu entwickeln.
Im Rahmen des IT Service Continuity Managements werden pro-aktiv Maßnahmen geplant, um die Verfügbarkeit von RED Medical auch im Falle außergewöhnlicher Ereignisse sicher zu stellen. Durch regelmäßige Tests in der Live-Umgebung wird sichergestellt, dass die geplanten Maßnahmen in der Realität auch umgesetzt werden können.

- Service Transition
In der Service-Transition-Phase des "Service-Lifecycles" werden neue bzw. modifizierte IT Services aufgebaut und ausgerollt. Alle neuen bzw. zu modifizienden Services werden im Projektmanagement-System JIRA der Service-Organisation dokumentiert, bewertet (Change-Evaluierung) und im sog. Backlog eindeutig priorisiert. Ihre Umsetzung erfolgt dann geplant in sogenannten "Sprints" und ist allen beteiligten Akteuren innerhalb und außerhalb der Service-Organisation über ein sog. Kanban-System jederzeit transparent. Die zyklische Entwicklung bzw. Umsetzung der Services und die Transparenz des Entwicklungsstands sorgt dafür, dass Veränderungen nur zu bestimmten Zeitpunkten in der Live-Umgebung umgesetzt werden (Change Management). Jede Veränderung wird nur in der Live-Umgebung aktiviert, wenn sie vorab als Teil des Entwicklungsprozesses ein mehrstufiges Test-Verfahren durchlaufen hat, bei dem auch die Auswirkung der Änderung auf das Gesamtsystem betrachtet wird (Service-Validierung und -Test). Das Deployment in der Live-Umgebung selbst ist durch weitere umfangreiche automatisierte Test- und Prozess-Schritte abgesichert, die verhindern, dass fehlerhafte Services in die Live-Umgebung gelangen können.

- Service Operation
Service Operation stellt sicher, dass die IT Services effektiv und effizient erbracht werden. Dies beinhaltet die Erfüllung von Anwender-Anfragen und Erarbeitung von Problemlösungen ebenso wie die Erbringung von Betriebsaufgaben im laufenden Tagesgeschäft.
Über verschiedene Prozesse wird sichergestellt, dass alle Fehler und Probleme bemerkt und dokumentiert werden. Technische Fehler im Systembetrieb werden durch geeignete Logging-Mechanismen automatisch als Bugs im Projektmanagement-System dokumentiert. Alle Anwender-Anfragen werden in der zentralen Hotline im CRM/Ticket-System dokumentiert (Incident-Management). In beiden Systemen kann so jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eines Incidents nachvollzogen und einem Kunden zugeordnet werden. Hotline-Anfragen werden über einen mehrstufigen Incident-Prozess abgewickelt, der über das CRM/Ticketing-System gesteuert wird. Im Rahmen des Request Fulfilments werden geringfügige Änderungen oder Anfragen nach Informationen direkt im "First-Level-Support" durch die Hotline erfüllt, die sich dazu bestimmten Verwaltungstools sowie einer zentralen wiki-basierten Knowledge-Base bedient. Neue Informationen werden vom First-Level-Support direkt in der Knowledge-Base dokumentiert, die teilweise auch den Kunden als Online-Hilfe zur Verfügung steht.
Anfragen, die nicht direkt im First-Level-Support beantwortet werden können, werden vom Problem Management im "Second-Level-Support" durch eine Gruppe aus Mitgliedern von Produktmanagement, Entwicklung und Hotline bearbeitet. Ziel des Problem Managements ist es, zum einen die aufgetretenen Probleme möglichst schnell zu beseitigen und zum anderen dem Auftreten sich wiederholenden Incidents vorzubeugen.
Da die Kunden von RED Medical die fachliche Administration (z.B. Benutzer-, Geräte- oder Druckerverwaltung) selbst durchführen, beschränken die vom "Backend-Team" durchgeführten Aufgaben auf die laufende Infrastruktur-Überwachung, Backup- und Wiederherstellungs-Aktivitäten sowie regelmäßig anfallende Wartungs- und Administrationsarbeiten (IT Operations). Die Aufgaben des Facilities Management wie die Verwaltung der Anlagen und Einrichtungen, z.B. Stromversorgung und Kühlung, Zugangskontrolle und Umfeld-Überwachung, ist auf Dritte ausgelagert, die für RED Medical das Hosting der Server übernehmen.

- Continual-Service-Improvement
Die Continual-Service-Improvement-Phase des "Service-Lifecycles" dient der Verbesserung von IT-Services und -Prozessen, um aus Erfolgen und Misserfolgen der Vergangenheit zu lernen. CSI erfolgt zum einen zeitnah durch regelmäßige Reviews im Rahmen des Entwicklungsprozesses, zum anderen immer projektbezogen bei Veränderungen bestehender Services. Ziel dieser Service-Reviews ist es, die Qualität dort zu verbessern, wo dies erforderlich ist, und die Services noch wirtschaftlicher zu erstellen.
Interoperabilität & Portabilität
Service-Administration
Es werden dokumentierte und standardisierte APIs zur Administration angeboten
Standards des Service-Stacks
Da es sich bei unserem Service um eine SaaS-Lösung handelt, ist die Administration des Systems über die Applikation selbst, also über eine Weboberfläche möglich.
APIs zur Integration des Services
REST-Schnittstelle
Technische Voraussetzung zur Nutzung
Der Kunde benötigt zu Nutzung unseres Services lediglich ein beliebiges Endgerät mit einem internetfähigem Browser.
Organisatorische Voraussetzungen zur Nutzung
Um unseren Service nutzen zu können, ist der lediglich der Abschluss bzw. die Bestätigung unseres ADV-Vertrages Voraussetzung.
Zugriff auf Kundendaten
Datenexport ist über eine dokumentierte API möglich
Unterstützte Verfahren zur Datenrücküberführung
Download der Daten im xBDT-Format
Betrieb
Skalierungsoptionen
Es wird ein Datenbank-Sharding verwendet.
Eigenständige Provisionierung durch den Kunden
Der Service kann vom Kunden nicht eigenständig provisioniert werden

Kosten

Kosten
Preismodell
Das Preismodell ist öffentlich verfügbar
Typische Vertragslaufzeiten
Die Laufzeit des Vertrages ist unbegrenzt.
Typische Kündigungsmodalitäten und - fristen
Die Kündigungsfrist des Vertrages beträgt drei Monate zum Monatsende
Kostenlose Testphase
Nein

Unternehmen

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Unternehmensprofil
Anzahl Mitarbeiter 13
Anzahl Mitarbeiter im Bereich Cloud Services 13
Anzahl öffentlich angebotener Cloud Services 1
Erfahrungsgrad der Bereitstellung von Cloud Services 1-5 Jahre

Kontakt

RED Medical Systems GmbH
Hauptkontakt des Unternehmens
Jochen Brüggemann
+49 8151 4471610
Josef-Jägerhuber-Str. 7
82319 Starnberg
Deutschland
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Kontakt Technik
Jochen Brüggemann
+49 8151 4471610
jb@redmedical.de
Kontakt Rechtsabteilung
Jochen Brüggemann
+49 8151 4471610
jb@redmedical.de

Subunternehmen & Rechenzentrum

Rechenzentrum
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Pascalstraße 10
10587
Berlin
Deutschland
Geographischer Standort des Rechenzentrums
Land: Germany
Bundesland: Berlin
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